Khi tính chi phí cho một lô hàng, đóng gói thường được xem là một khoản cần tối ưu. Doanh nghiệp luôn muốn giảm chi phí vật tư, nhân công và thời gian đóng hàng. Tuy nhiên, giảm chi phí đóng gói không phải lúc nào cũng giúp giảm tổng chi phí của doanh nghiệp.
Một phương án đóng gói rẻ hơn có thể khiến hàng hóa dễ bị ẩm, gỉ sét, va đập, móp méo hoặc xê dịch trong quá trình vận chuyển. Khi sự cố xảy ra, doanh nghiệp có thể phải chịu thêm chi phí sửa chữa, thay thế, xử lý khiếu nại hoặc giao lại hàng.
- Vì vậy, câu hỏi quan trọng không phải là: “Đóng gói càng rẻ càng tốt hay không?”
- Mà là: “Khoản chi phí đóng gói bổ sung có giúp giảm rủi ro lớn hơn hay không?”
Đây là cách doanh nghiệp nên nhìn nhận bài toán chi phí đóng gói, đặc biệt với hàng có giá trị cao, hàng dễ hư hỏng hoặc phải vận chuyển đường dài.
Chi Phí Đóng Gói Thấp Có Thực Sự Giúp Doanh Nghiệp Tiết Kiệm?
Chi phí đóng gói thường được tính khá rõ ngay từ đầu. Ví dụ, doanh nghiệp có thể giảm số lớp bao bọc, sử dụng vật liệu chèn ít hơn hoặc bỏ qua một số vật liệu bảo vệ bổ sung. Chi phí trước mắt giảm. Nhưng phần chi phí này chỉ phản ánh chi phí đóng gói, chưa phản ánh chi phí có thể phát sinh nếu hàng bị hư hỏng.
Giả sử một kiện hàng trị giá 200 triệu đồng được vận chuyển đường biển. Doanh nghiệp tiết kiệm được vài trăm nghìn hoặc vài triệu đồng nhờ cắt giảm vật liệu đóng gói. Nếu hàng bị hư hỏng, khoản tiết kiệm ban đầu có thể trở nên không đáng kể so với giá trị thiệt hại. Do đó, doanh nghiệp nên phân biệt:
- Chi phí đóng gói là khoản chi chắc chắn phát sinh.
- Chi phí do hư hỏng là khoản chi có thể phát sinh nhưng đôi khi rất lớn.
Bài toán cần giải quyết là làm sao cân bằng hai khoản này.
Khi Nào Chi Phí Đóng Gói Thấp Có Thể Chấp Nhận Được?
Không phải lô hàng nào cũng cần đầu tư vào phương án đóng gói. Với hàng có giá trị thấp, ít nhạy cảm, được vận chuyển trong điều kiện thuận lợi, phương án đóng gói cơ bản đã đáp ứng yêu cầu. Ví dụ, sản phẩm không dễ vỡ, không nhạy cảm với độ ẩm, chỉ vận chuyển quãng đường ngắn không cần nhiều lớp bảo vệ như hàng xuất khẩu.
Doanh nghiệp có thể cân nhắc mức đóng gói dựa trên: Giá trị hàng hóa, Mức độ dễ hư hỏng, Thời gian vận chuyển, Phương thức vận chuyển, Điều kiện môi trường, Số lần nâng hạ, Khả năng xê dịch, Yêu cầu của khách hàng,...Điều quan trọng là không sử dụng cùng một tiêu chuẩn đóng gói cho mọi loại hàng.
Hàng Hóa Nào Không Nên Cắt Giảm Chi Phí Đóng Gói?
Một số nhóm hàng có mức độ rủi ro cao. Đó có thể là: Máy móc, thiết bị công nghiệp, Linh kiện cơ khí chính xác, Hàng kim loại dễ oxy hóa, Hàng dễ vỡ, Hàng có giá trị cao, Hàng cần vận chuyển đường biển dài ngày, Hàng xuất khẩu đi qua nhiều lần nâng hạ, Hàng có yêu cầu cao về ngoại quan, Hàng bị ảnh hưởng bởi độ ẩm,...
Với những sản phẩm này, việc cắt giảm một lớp vật liệu bảo vệ có thể làm tăng đáng kể nguy cơ hư hỏng. Vì vậy, chi phí bảo vệ hàng cần được đánh giá dựa trên hậu quả của sự cố, không chỉ dựa trên giá vật tư.
Giá Trị Hàng Hóa Ảnh Hưởng Đến Quyết Định Đóng Gói Như Thế Nào?
Giá trị hàng hóa là một trong những yếu tố đầu tiên cần xem xét. Một sản phẩm trị giá vài trăm nghìn đồng và một thiết bị trị giá vài trăm triệu đồng không thể áp dụng cùng một cách đánh giá rủi ro. Có thể đặt câu hỏi: Nếu tăng thêm một khoản chi phí đóng gói nhỏ, khoản đầu tư đó có giúp giảm nguy cơ thiệt hại lớn hơn không?
Nếu câu trả lời là có, khoản chi phí bổ sung có thể hợp lý. Ngược lại, nếu hàng có giá trị thấp và hậu quả khi hư hỏng không lớn, doanh nghiệp có thể ưu tiên phương án đóng gói đơn giản hơn. Do đó, không có một tỷ lệ chi phí đóng gói cố định áp dụng cho mọi loại hàng.
Thời Gian Vận Chuyển Có Làm Chi Phí Đóng Gói Thay Đổi Không?
Thời gian hàng hóa tiếp xúc với môi trường càng dài thì doanh nghiệp càng cần quan tâm đến các rủi ro trong quá trình bảo quản. Một kiện hàng vận chuyển nội địa trong thời gian ngắn có điều kiện khác với một kiện hàng đi đường biển trong nhiều tuần.
Trong hành trình dài, hàng có thể bị: Rung động, Va đập, Nâng hạ nhiều lần, Thay đổi nhiệt độ, Độ ẩm cao, Ngưng tụ hơi nước, Lưu kho tạm thời,...Do đó, phương án đóng gói cần được lựa chọn dựa trên toàn bộ hành trình của hàng, không chỉ dựa trên thời gian từ kho đến cảng.
Có Nên Bỏ Qua Vật Liệu Chống Ẩm Để Giảm Chi Phí?
Đây là một quyết định cần cân nhắc dựa trên đặc tính hàng. Nếu sản phẩm không nhạy cảm với độ ẩm, việc sử dụng thêm chất hút ẩm không cần thiết. Nhưng với hàng dễ bị ảnh hưởng bởi hơi ẩm, đặc biệt là hàng kim loại, thực phẩm, một số sản phẩm cần kiểm soát môi trường đóng gói, việc bỏ qua giải pháp chống ẩm làm tăng rủi ro.
Ví dụ, một kiện hàng kim loại được đóng kín trong container có thể vẫn bị oxy hóa nếu hơi ẩm bị giữ lại bên trong. Trong trường hợp này, khoản chi cho giải pháp kiểm soát độ ẩm có thể nhỏ hơn nhiều so với chi phí xử lý hàng bị gỉ.
- Vì vậy, không nên đặt câu hỏi đơn giản là: “Có nên dùng chất hút ẩm không?”
- Mà nên hỏi: “Nếu không kiểm soát độ ẩm, hậu quả đối với lô hàng là gì?”
Có Nên Giảm Vật Liệu Chèn Hàng Để Tiết Kiệm?
Với hàng có nguy cơ xê dịch, đây cũng là khoản cần cân nhắc. Khi các kiện hàng trong container, khoảng trống giữa các kiện tạo điều kiện cho hàng chuyển động. Nếu giảm quá nhiều vật liệu chèn bỏ qua phương án cố định, hàng có thể: Trượt, Nghiêng, Va vào nhau, Tác động lên thành container, Làm hư bao bì, biến dạng sản phẩm,...
Đặc biệt với hàng nặng, lực phát sinh khi hàng chuyển động có thể lớn hơn so với cảm nhận bằng mắt khi kiểm tra tại kho. Vì vậy, mục tiêu không phải là dùng càng nhiều vật liệu chèn càng tốt, mà là dùng đúng vật liệu tại đúng vị trí để hạn chế chuyển động cần kiểm soát.
Đóng Gói Thêm Một Lớp Có Phải Lúc Nào Cũng Tốt?
Không. Đây cũng là một sai lầm khi đánh giá chi phí đóng gói. Thêm vật liệu không đồng nghĩa với tăng hiệu quả bảo vệ. Một lớp vật liệu chỉ có ý nghĩa khi nó giải quyết được một rủi ro cụ thể. Ví dụ:
- Thêm vật liệu chống ẩm khi hàng nhạy cảm với hơi nước.
- Thêm vật liệu chống gỉ khi hàng kim loại có nguy cơ ăn mòn.
- Thêm vật liệu đệm khi sản phẩm dễ bị va đập.
- Thêm vật liệu chèn khi kiện có khả năng xê dịch.
Nếu một lớp bao bì không giải quyết được vấn đề thực tế, khoản chi đó không mang lại hiệu quả tương xứng. Vì vậy, tối ưu đóng gói không phải là giảm vật liệu hoặc tăng vật liệu, mà là sử dụng đúng giải pháp cho đúng rủi ro.
Chi Phí Đóng Gói Nên Được So Với Chi Phí Nào?
Khi đánh giá một phương án đóng gói, doanh nghiệp không nên chỉ so sánh giá giữa các loại vật liệu. Nên xem xét tổng chi phí có thể phát sinh, gồm:
Một phương án có chi phí đóng gói cao hơn chưa chắc là phương án đắt hơn nếu nó giúp giảm đáng kể những chi phí phát sinh phía sau.
Khi Nào Nên Chấp Nhận Rủi Ro Hư Hỏng?
Không phải mọi rủi ro đều cần loại bỏ hoàn toàn. Trong kinh doanh, mục tiêu thực tế là đưa rủi ro về mức có thể chấp nhận với chi phí hợp lý. Doanh nghiệp có thể chấp nhận một mức rủi ro nhất định khi:
- Hàng có giá trị thấp.
- Hậu quả hư hỏng không lớn.
- Xác suất xảy ra thấp.
- Chi phí phòng ngừa quá cao so với lợi ích.
- Có phương án xử lý khác nếu sự cố xảy ra.
Ngược lại, không nên chủ động chấp nhận rủi ro khi chỉ cần một sự cố nhỏ cũng có thể gây thiệt hại lớn. Đặc biệt với hàng xuất khẩu, việc hàng bị hư hỏng còn có thể ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng, quan hệ với khách hàng và uy tín của doanh nghiệp.
Làm Sao Để Tối Ưu Chi Phí Đóng Gói Mà Không Tăng Rủi Ro?
Thay vì cắt giảm đồng loạt vật liệu, doanh nghiệp nên tối ưu theo từng nhóm rủi ro. Ví dụ:
- Hàng dễ xê dịch: Tập trung vào chèn và cố định.
- Hàng dễ vỡ: Tập trung vào đệm và giảm va đập.
- Hàng kim loại: Tập trung vào chống ăn mòn và kiểm soát độ ẩm.
- Hàng nhạy cảm với nước: Tập trung vào hàng rào chống ẩm và điều kiện đóng gói.
- Hàng giá trị cao: Ưu tiên phương án bảo vệ có mức độ kiểm soát cao hơn.
Cách này giúp doanh nghiệp tránh hai thái cực:
- Đóng gói quá sơ sài → rủi ro cao.
- Đóng gói quá mức → chi phí không cần thiết.
Mục tiêu là tìm được điểm cân bằng giữa chi phí và mức độ bảo vệ cần thiết.
Một Phương Án Đóng Gói Tốt Cần Trả Lời Được Những Gì?
Trước khi quyết định cắt giảm, tăng chi phí đóng gói, doanh nghiệp nên trả lời một số câu hỏi:
- Hàng hóa có giá trị bao nhiêu?
- Hàng dễ bị ảnh hưởng bởi yếu tố nào?
- Hành trình vận chuyển kéo dài bao lâu?
- Hàng phải nâng hạ bao nhiêu lần?
- Có nguy cơ xê dịch trong container không?
- Có nguy cơ ẩm mốc hoặc oxy hóa không?
- Nếu hư hỏng thì chi phí xử lý là bao nhiêu?
- Khách hàng có yêu cầu đặc biệt về ngoại quan hoặc chất lượng không?
- Khoản chi phí bổ sung có giúp giảm một rủi ro đáng kể không?
Nếu chưa trả lời những câu hỏi này, việc quyết định “cắt” hay “tăng” chi phí đóng gói thường chỉ dựa trên cảm tính.
Kết Luận
Không nên xem chi phí đóng gói đơn thuần là khoản cần cắt giảm. Một phương án đóng gói phù hợp phải cân bằng giữa chi phí bảo vệ và chi phí rủi ro. Với hàng giá trị thấp, ít nhạy cảm và hành trình ngắn, phương án đóng gói đơn giản có thể đã đủ.
Nhưng với hàng giá trị cao, hàng dễ vỡ, hàng kim loại, hàng nhạy cảm với độ ẩm hoặc hàng phải vận chuyển đường dài, việc tiết kiệm một khoản nhỏ ở khâu đóng gói có thể làm tăng nguy cơ phát sinh thiệt hại lớn hơn.
Ngược lại, tăng quá nhiều vật liệu cũng không phải cách tối ưu. Giải pháp tốt hơn là xác định rủi ro chính của từng loại hàng, sau đó đầu tư vào đúng biện pháp bảo vệ: chống ẩm, chống gỉ, chống va đập, chèn hàng, cố định hàng.
Nếu bạn đang tìm kiếm địa điểm đóng gói, chằng buộc hàng hóa uy tín, chất lượng hãy liên hệ ngay với Sancopack qua số Hotline: 0987905554 để nhận được tư vấn và báo giá sớm nhất nhé!
